Dokumen kembali dengan tanda tangan lengkap, prosesnya cepat, semuanya tampak beres. Pertanyaan yang jarang diajukan justru paling mendasar: benarkah yang meneken orang yang dimaksud. Di sinilah pemeriksaan seperti e-KYC ezSign mengambil perannya.
Pertanyaan itu terasa berlebihan sampai ada kasus yang meledak. Pengajuan kredit memakai identitas orang lain, kontrak diteken staf yang tidak berwenang, atau data pemohon dipalsukan. Kerugiannya tidak berhenti pada uang yang hilang. Reputasi institusi ikut tergerus dan pemulihannya memakan waktu lama.
Pencegahannya dimulai jauh sebelum dokumen dibuka. Sebelum mempelajari Cara Membuat Tanda Tangan Digital, pastikan dulu identitas penggunanya terverifikasi. Tanpa langkah itu, alur secanggih apa pun tetap menyimpan celah.
Dua Titik Pemeriksaan yang Sering Tertukar
Banyak orang mengira verifikasi identitas hanya terjadi sekali. Kenyataannya ada dua titik berbeda dengan tujuan yang tidak sama.
Titik pertama berlangsung saat sertifikat elektronik akan diterbitkan. Di sana sistem memastikan pemohonnya memang orang yang datanya didaftarkan. Titik kedua muncul setiap kali dokumen hendak ditandatangani.
Kenapa keduanya sama pentingnya
Verifikasi awal mencegah sertifikat terbit atas nama orang yang salah. Pemeriksaan saat pembubuhan memastikan sertifikat itu dipakai pemiliknya sendiri. Melewatkan salah satunya membuat rantai pembuktian Anda terputus.
Perbedaan ini juga memengaruhi pengalaman penggunanya. Pemeriksaan identitas lengkap cukup dilakukan sekali di awal. Proses harian setelahnya berjalan ringkas tanpa mengurangi keamanannya.
Bagaimana e-KYC ezSign Memeriksa Identitas Calon Penanda Tangan
Prosesnya berlapis dan dikerjakan berurutan. Tiap lapis menutup celah yang tidak tertutup oleh lapis sebelumnya. Bagi pengguna baru, rangkaian ini biasanya menjadi bagian dari cara membuat tanda tangan digital pertama kalinya.
1. Data pada kartu identitas dibaca secara otomatis melalui pemindaian.
2. Data hasil pembacaan dicocokkan dengan catatan kependudukan resmi.
3. Sistem meminta pengguna melakukan gerakan tertentu di depan kamera.
4. Wajah pada rekaman dibandingkan dengan foto identitas pemohon.
5. Hasil seluruh pemeriksaan direkam sebagai bagian dari jejak aktivitas.
Verifikasi identitas digital semacam ini dapat memanfaatkan pemeriksaan data demografis dan biometrik. Pencocokannya bersandar pada sumber data kependudukan, bukan sekadar berkas unggahan pemohon.
Yang membedakannya dari unggah foto biasa
Meminta foto kartu identitas saja sudah lama tidak memadai. Berkas semacam itu mudah didapat dari kebocoran data maupun dokumen lama. Pemeriksaan berlapis menuntut kehadiran orangnya, bukan sekadar dokumennya.
Perbedaan itu terasa nyata pada pengajuan jarak jauh. Pemohon tidak perlu datang ke kantor, tetapi tetap harus membuktikan dirinya. Kombinasi kecepatan dan kendali inilah yang membuat metodenya banyak dipakai.
Kenapa Deteksi Kehidupan Jadi Penentu
Pengenalan wajah saja masih bisa dikelabui. Foto cetak, tangkapan layar, atau rekaman video kerap dipakai untuk menembusnya. Deteksi kehidupan hadir untuk memastikan yang di depan kamera memang orang sungguhan.
Meski begitu, tidak ada sistem yang bebas risiko sepenuhnya. Teknik pemalsuan terus berkembang dan pengamanannya menyesuaikan. Karena itu hasil verifikasi sebaiknya tetap disimpan sebagai bahan penelusuran.
Soal perlindungan datanya
Data biometrik tergolong data pribadi yang bersifat spesifik menurut Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi. Pengumpulannya menuntut dasar pemrosesan yang jelas serta pengamanan yang memadai. Perusahaan sebaiknya memastikan penyedia layanannya memenuhi ketentuan tersebut.
Menempatkan e-KYC ezSign dalam Alur Kerja Perusahaan
Tidak semua dokumen memerlukan pemeriksaan seketat ini. Menerapkannya pada seluruh alur justru memperlambat pekerjaan sehari-hari.
● Pembukaan hubungan dengan nasabah atau pelanggan baru.
● Perjanjian yang ditandatangani jarak jauh tanpa pertemuan fisik.
● Dokumen bernilai besar dengan risiko sengketa yang nyata.
● Penambahan penandatangan baru pada akun perusahaan.
Untuk memo internal dan surat tugas, lapisan sederhana biasanya memadai. Kode sekali pakai dan PIN sudah cukup menjaga alurnya. Prinsipnya, tingkat pemeriksaan mengikuti bobot dokumennya.
Pemetaan semacam ini sebaiknya disusun bersama tim risiko. Mereka paling memahami dokumen mana yang kerap menjadi sasaran pemalsuan. Hasilnya dituangkan sebagai ketentuan internal agar seluruh unit mengikuti standar sama.
Penerapan e signature yang tertata juga memudahkan pemeriksaan di kemudian hari. Setiap dokumen membawa keterangan siapa menandatangani dan bagaimana identitasnya diperiksa.
Menutup Celah Sebelum Dokumen Ditandatangani
Keabsahan dokumen tidak hanya ditentukan teknologi penandatanganannya. Identitas penandatangan adalah fondasi yang menopang semua lapisan di atasnya. Begitu fondasi itu goyah, seluruh pembuktian ikut kehilangan pijakan.
ezSign merupakan layanan PT Solusi Identitas Global Net, penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital. Layanannya mencakup sertifikat elektronik, pemeriksaan identitas, verifikasi biometrik, e-Meterai, serta pencatatan aktivitas dokumen. Perusahaan yang sedang menata kebutuhan e signature dapat menjadikannya rujukan diskusi awal.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apakah pemeriksaan identitas perlu diulang setiap menandatangani dokumen?
Tidak selalu, karena pembubuhan umumnya cukup memakai kode sekali pakai, PIN, atau verifikasi biometrik.
2. Apakah verifikasi wajah bisa gagal pada kondisi tertentu?
Bisa, misalnya saat pencahayaan buruk atau kamera perangkat kurang memadai, sehingga proses perlu diulang.
3. Siapa yang bertanggung jawab atas keamanan data biometrik pengguna?
Penyelenggara wajib mengamankannya sesuai ketentuan pelindungan data pribadi yang berlaku di Indonesia.
