Sales call atau panggilan sales adalah salah satu taktik yang dioptimalkan bisnis untuk menjangkau prospek atau calon pelanggan secara lebih cepat. Namun, salah satu tantangan terbesar dalam sales call adalah rendahnya pickup rate, yakni persentase panggilan yang benar-benar diangkat oleh prospek.
Misalnya, dari 100 panggilan yang dilakukan, hanya belasan yang diangkat. Situasi ini sering membuat manajer atau SPV terburu-buru menaikkan target panggilan harian, dengan harapan: semakin banyak yang ditelepon, semakin besar peluang diangkat.
Padahal, penyebabnya belum tentu terkait jumlah panggilan. Prospek bisa saja sedang meeting, dalam perjalanan, atau memang ragu mengangkat panggilan dari nomor yang tidak dikenal.
Sebelum menambah target call, terdapat 3 hal yang lebih penting untuk dicek terlebih dahulu: waktu menelepon, nomor yang digunakan, dan strategi follow-up.
1. Waktu Menelepon
Waktu menelepon menjadi salah satu faktor penentu apakah prospek mengangkat telepon atau tidak. Tapi, kapan sebenarnya waktu terbaik untuk melakukan sales call ke prospek?
Jika melakukan pencarian di internet, jawabannya cukup beragam. Setiap industri, target market, dan model bisnis memiliki “waktu emas” panggilan yang berbeda. Oleh karena itu, cara paling akurat bukan mengikuti rekomendasi umum, melainkan menganalisis pola panggilan tim Anda sendiri.
Anda dapat memanfaatkan MiiTel Phone, solusi VoIP berbasis AI Analytics yang memiliki fitur Heatmap untuk membaca pola panggilan secara otomatis.
Seperti terlihat pada gambar di atas, semakin gelap warnanya, semakin bagus performa panggilan pada jam dan hari tersebut. Dengan demikian, tim tidak perlu menebak-nebak, cukup lihat slot dengan warna paling pekat, lalu arahkan lebih banyak dial ke jam-jam tersebut, dan kurangi dial di jam yang secara konsisten menunjukkan rasio terjawab rendah. Data heatmap ini juga bisa diunduh dalam format CSV untuk dianalisis lebih lanjut atau dilaporkan ke manajemen.
Kelebihan pendekatan ini dibanding rekomendasi umum “telepon jam 9 pagi” atau semacamnya: datanya berasal dari perilaku prospek Anda sendiri, bukan asumsi rata-rata industri yang belum tentu cocok dengan target market atau zona waktu bisnis Anda.
2. Nomor Telepon yang Digunakan
Indonesia tercatat sebagai salah satu negara dengan tingkat spam call tertinggi di Asia Pasifik. Laporan Truecaller 2025 mencatat bahwa 79% panggilan dari nomor tidak dikenal di Indonesia teridentifikasi sebagai spam atau penipuan, dan lebih dari 40% di antaranya menyamar sebagai institusi keuangan. Laporan sebelumnya juga mencatat rata-rata orang Indonesia menerima sekitar 16 panggilan spam per bulan, salah satu yang tertinggi di Asia.
Dampaknya untuk tim sales: nomor bisnis yang sah pun ikut kena imbas keraguan ini. Untuk memperkecil risiko ini, beberapa langkah yang bisa dicoba:
– Gunakan nomor bisnis resmi seperti PSTN (021, dst.) atau GSM khusus perusahaan, bukan nomor pribadi.
– Pertimbangkan nomor premium atau branded caller ID untuk memperkuat identitas dan kepercayaan.
– Hindari pola dial yang menyerupai robocall (durasi sangat singkat, volume tinggi dalam waktu berdekatan), karena ini yang sering memicu sistem operator menandai nomor sebagai “Spam Likely”.
3. Strategi Follow-up
Banyak yang mengira masalah pickup rate murni soal seberapa gencar menelepon. Padahal, riset industri menunjukkan tim sales rata-rata menghabiskan hingga 70% waktu kerja untuk tugas administratif, seperti entri data, rapat internal, riset prospek, dan persiapan dokumen. Artinya, waktu yang benar-benar digunakan untuk interaksi langsung dengan calon pelanggan hanya sekitar 28-30% dari total jam kerja per minggu.
Dengan waktu interaksi yang terbatas ini, follow-up manual satu per satu menjadi kurang efisien. Di sinilah MiiTel Phone kembali bisa membantu melalui fitur Auto Dialer dan Predictive Dialer yang dirancang khusus untuk mempercepat proses outbound call.
Kedua fitur ini juga otomatis merekam dan membuat transkrip setiap panggilan, sehingga follow-up ke prospek yang belum berhasil dihubungi bisa dijadwalkan ulang berdasarkan data, bukan tebakan. Hasil panggilan pun dapat diekspor untuk dianalisis atau dilaporkan ke tim.
Kapan Waktu yang Tepat untuk Menambah Target Call?
Menambah volume call bukan langkah yang salah, tapi idealnya dilakukan setelah tiga hal di atas sudah dioptimalkan, bukan sebagai solusi pertama. Sebagai gambaran, cold calling B2B pada umumnya hanya menghasilkan pickup rate di kisaran 2-5%. Jika fundamentalnya (waktu, nomor, follow-up) belum diperbaiki, menambah jumlah dial hanya akan memperbesar angka yang sama-sama rendah, bukan memperbaiki akar masalahnya.
Ingin memiliki nomor telepon khusus bisnis serta sistem telepon yang dilengkapi fitur auto dialer, predictive dialer, dan analisis pola panggilan?
Semuanya bisa Anda dapatkan di MiiTel Phone. Konsultasi sekarang dengan klik di sini atau kunjungi miitel.id
